FAQ

Un portail est un emplacement pour lequel vous souhaitez suivre vos heures travaillées et obtenir des feuilles de temps. Une fois un portail défini, Portero s’occupera de créer ces feuilles de temps de façon complètement automatique à mesure que vous entrez et sortez du portail.

Rendez-vous d’abord dans la section Réglages de Portero en appuyant dur l’icône «Réglages» dans la barre du bas. Une fois-là, assurez-vous que vous êtes dans la section Portails en appuyant sur le titre «Portails» dans la barre du haut. Appuyez sur le bouton “+” pour ajouter un nouveau portail. Sur la carte qui apparait, appuyer sur l’icône du petit livre qui se trouve à l’intérieur de la barre de recherche pour accéder à votre liste de contacts.

Autant que vous le souhaitez! Portero permet l’ajout d’un nombre illimité de portails.

Le numéro de client du portail, que l’on retrouve dans la fiche d’un portail, sert à associer vos feuilles de temps exportées à la la fiche client correspondante dans une base de données ou un système comptable externe. Consultez la FAQ des options d’exportation pour plus d’information.

L’utilisation d’activités n’est aucunement obligatoire et Portero fonctionnera sans aucun problème si vous choisissez de ne pas définir et ne pas utiliser d’activités. Cependant, l’utilisation d’activités constitue l’un des points forts de l’appli et Portero perd de son efficacité si elles ne sont pas utilisées.

Les activités servent à fournir à vos feuilles de temps le détail du travail effectué. L’avantage d’utiliser les activités est qu’elles vous sauvent du temps en vous évitant d’avoir à tapper à la main le descriptif du travail sur chaque feuille de temps. Il suffit plutôt d’ajouter des activités à une feuille de temps et c’est la combinaison des descriptions de toutes ces activités, autant l’activité principale que les activités supplémentaires, qui déterminera le contenu de la description du travail effectué.

Vous pouvez associer des activités non seulement à vos feuilles de temps, mais aussi à vos portails. Puisque Portero fonctionne de façon automatique, on ajoute des activités aux portails pour indiquer à Portero quelles activités doivent être ajouté par défaut aux feuilles de temps qui seront créées pour ces portails. Il est important de savoir que lorsqu’une nouvelle feuille de temps est créée, les activités par défaut qui lui sont fournies par le portail demeurent modifiables. Si les activités par défaut d’une feuille de temps ne correspondent pas au travail réel effectué, vous avez en tout temps la liberté de les remplacer à votre guise.

Il est conseillé de construire une liste d’activités distinctes avec des descriptifs précis. Une liste d’activités bien construite permettra de minimiser, ou même d’éliminer complètement, la nécessité d’entrer à la main le descriptif du travail sur chaque feuille de temps. Il suffit plutôt de simplement sélectionner et d’ajouter les activités pertinentes pour obtenir le descriptif du travail effectué. La plus détaillée est votre liste d’activités , le moins de temps vous passerez à remplir et gérer vos feuilles de temps.

L’activité principale indique de façon générale la nature du travail effectué à un Portail précis, pour une feuille de temps spécifique. L’activité principale est liée à la feuille de temps et fait partie de son identité. Sa description servira à fournir le premier élément de la description du travail effectué sur la feuille de temps.

Les activités supplémentaires ne servent qu’à une chose : fournir un niveau de précision supplémentaire dans la description du travail d’une feuille de temps. Lorsque vous ajoutez des activités supplémentaires à une feuille de temps, leurs descriptions sont ajoutées à celle de l’activité principale pour produire la description du travail effectué.

Dans bien des cas, il est fort probable que seule l’activité principale soit nécessaire. Mais si cette activité ne suffit pas à bien décrire les tâches effectuée pour une feuille de temps, il suffit alors d’ajouter des activités supplémentaires pour produire un descriptif du travail plus détaillé. Le fait de pouvoir créer des combinaisons d’activités uniques à chaque feuille de temps permet la création de descriptifs adaptés à chaque situation sans ne jamais avoir à entrer ce descriptif à la main.

Portero a été conçue comme un gestionnaire de feuille de temps automatisé. On ajoute des activités aux portails pour que Portero puisse savoir lesquelles de vos activités doivent être ajoutées par défaut aux feuille de temps qui sont créées lorsque que vous entrez et sortez de ces portails.

Il est important de savoir que lorsqu’une nouvelle feuille de temps est créée, les activités par défaut qui lui sont fournies par le portail demeurent modifiables. Si les activités par défaut d’une feuille de temps ne correspondent pas au travail réel effectué, vous avez en tout temps la liberté de les remplacer à votre guise.

L’ajout d’activités aux portails est tout à fait optionnel. Si vous préférez ne pas ajouter d’activités à vos portails, les feuilles de temps produites pour ces portails ne contiendront aucune activité et donc aucun descriptif du travail. Si vous désirez alors ajouter un descriptif du travail à une feuille de temps qui n’en a pas, vous devrez choisir et ajouter des activités, ou encore fournir un descriptif à la main.

Sans problème. Par défaut, Portero utilise le descriptif combiné de toutes les activités d’une feuille de temps pour remplir automatiquement le champ de description du travail. Cependant, ce champ est modifiable en tout temps et si vous souhaitez le modifier à la main, il suffit simplement d’appuyer dessus et d’entrer le texte voulu.

Soyez toutefois avisés qu’à chaque fois que vous modifiez, ajoutez ou supprimez les activités d’une feuille de temps, la description du travail de la feuille est ré-initialisée à sa valeur par défaut. Il est donc important de s’assurer d’avoir choisi les bonnes activités avant de modifier à la main le descriptif du travail de la feuille de temps. Si vous modifiez le descriptif du travail à la main, et que vous apportez des changements aux activités par après, vous perdrez vos modifications qui se feront remplacer par un nouveau descriptif par défaut.

Les rappels Portero sont des rappels géolocalisés associés à un ou plusieurs portails. Un rappel se déclenche lorsque le portail auquel il est associé est franchi. Les rappels sont utiles lorsque vous souhaitez créér des rappels communs pour différents portails. Vous pouvez créer un rappel une seule fois et l’associer à autant de portails que nécessaire. Donc, si vous aimeriez recevoir le même rappel à plusieurs endroits, les rappels Portero vous évitent d’avoir à créer un doublon du rappel pour chaque emplacement.

La valeur indiquée pour l’item «Déclenchement» d’un rappel représente le délai de déclenchement du rappel une fois le portail franchi. Donc, si vous réglez le déclenchement d’un rappel à 30 minutes, ce rappel apparaitra 30 minutes après avoir franchi le portail.

Rendez-vous dans la section “État” du tableau de bord. Faites glisser vers la gauche le rappel qui est listé sous la rubrique “Rappels” et appuyez sur l’un des trois boutons qui correspondent aux actions possibles: compléter, mettre en veille ou annuler. Vous pouvez définir la valeur de temps de la mise en veille des rappels en vous rendant dans les préférences de Portero.

Lorsqu’un rappel est complété, cela indique que la tâche associée à ce rappel a été effectuée. Cette tâche apparaitra alors sur la feuille de temps avec l’heure à laquelle elle a été complétée. Par contre, lorsqu’un rappel est annulé, cela indique que la tâche n’a pas été effectuée et cette dernière n’apparaitra pas sur la feuille de temps.

Le temps minimum, défini dans les préférences de Portero, représente le temps minimum requis pour qu’une feuille de temps soit jugée valable. Lorsque vous quittez un portail et qu’une feuille de temps est créée, si le temps total pour cette feuille de temps est en-deçà du temps minimum, la feuille de temps est automatiquement supprimée.

Portero arrondi toujours les valeurs de temps inscrites sur une feuille de temps. La valeur d’arrondissement minimale et par défaut est de 5 minutes. Vous pouvez choisir l’une de trois valeurs possibles: 5, 15 ou 30 minutes. L’arrondissement des valeurs de temps signifie que Portero arrondira les heures de départ et d’arrivée, ainsi que les pauses, à la valeur arrondie la plus proche. Par exemple, si l’arrondissement est réglé à 5 minutes, un utilisateur qui franchi un de ses portails à 9:08 obtiendra un feuille de temps avec une heure d’arrivée de 9:10. Avec un arrondissement de 15 minutes, la même feuille de temps aura une heure d’arrivée de 9:15. Enfin, avec un arrondissement de 30 minutes, l’heure d’arrivée sera 9:00.

L’arrondissement intelligent est une fonction de Portero qui arrondi toujours les valeurs de temps à votre avantage. Les heures d’arrivée sont toujours arrondies vers le bas, les heures de départ vers le haut. Par exemple, un utilisateur règle la valeur d’arrondissement à 15 minutes et active l’arrondissement intelligent. Si cet utilisateur arrive à un portail à 9:14 et quitte ce portail à 17:16, la feuille de temps correspondante aura une heure d’arrivée de 9:00 et une heure de départ de 17:30.

Pour exporter vos feuilles de temps vers un fichier CSV, appuyez simplement sur l’icône de partage lorsqu’elle est disponible et choisissez de partager vers le email, la messagerie instantanée ou les notes. Selon l’endroit où vous vous trouvez dans Portero, l’option de partage vous permettra d’exporter une seule feuille de temps, ou de multiples feuilles de temps.

Pour exporter vos feuilles de temps vers votre calendrier, appuyez simplement sur l’icône de partage lorsqu’elle est disponible et cherchez l’icône “Exporter vers Calendrier” qui se trouve au bas de la feuille de partage. Selon où vous vous trouvez dans Portero, l’option de partage vous permettra d’exporter une seule feuille de temps, ou de multiples feuilles de temps.

Lorsque l’auto-ajout au calendrier est activé pour un portail, Portero exportera automatiquement toutes les feuilles de temps créées pour ce portail vers le calendrier iOS de votre choix.

Avant de pouvoir activer l’auto-ajout au calendrier, vous devez d’abord choisir un de vos calendriers iOS grâce au menu déroulant du champ “Calendrier” d’un portail.

L’ID de l’employé, que l’on retrouve dans les options d’exportation de Portero, ainsi que le numéro de client du portail, que l’on retrouve dans la fiche d’un portail, servent à associer vos feuilles de temps exportées à la fiche d’employé et/ou à la fiche client correspondante dans une base de données ou un système comptable externe. Il suffit d’ajouter votre ID d’employé aux options d’exportation et un numéro de client à vos portails et choisir de les exporter avec vos feuilles de temps. Lorsque vous exporterez vos feuilles de temps vers un fichier CSV et importerez ce fichier dans votre système comptable, vous pourrez associer chacune de vos feuille de temps à la fiche d’employé et/ou à la fiche client appropriée.

L’option “Diviser les F.D.T.” permet de séparer une feuille de temps exportée qui comporte une ou plusieurs pauses en plusieurs feuilles de temps distinctes. Avec cette option INACTIVE, une feuille de temps qui comporte des pauses sera exportée vers une seule feuille de temps sur laquelle les pauses seront cumulées et ensuite soustraites du temps total de la feuille de temps. Avec cette option ACTIVE, une feuille de temps exportée qui comporte des pauses sera divisée en plusieurs feuilles de temps, une pour chaque bloc de temps se trouvant entre les pauses. Par exemple, imaginons une feuille de temps avec une heure d’arrivée de 9:00 , une heure de départ de 17:00 et une pause d’une heure à 12:00. Avec l’option “Diviser les FDT avec pauses” activée, cette feuille sera exportée vers deux feuilles de temps distinctes, une de 9:00 à 12:00, et la deuxième de 13:00 à 17:00.

Portero dépend des services de localisation iOS pour surveiller vos portails et déterminer vos heures d’arrivée et de départ. Pour que Portero puisse fonctionner de façon stable et fiable, elle doit pouvoir traiter ces informations de localisation en temps réel, même lorsque vous n’êtes pas activement en train d’utiliser l’appli. Il est donc essentiel au fonctionnement de Portero qu’elle puisse avoir accès aux services de localisation iOS en tout temps, même lorsque l’appli est fermée et en arrière-plan.

Assurez-vous d’avoir démarré le traqueur! Il ne suffit pas d’activer un portail pour que Portero fonctionne. Il faut également démarrer le traqueur de portails qui gère le suivi de vos Portails et la création de vos feuilles de temps. Pour allumer le traqueur, touchez le bouton Portero qui se trouve dans le coin supérieur droit du tableau de bord. Lorsque le bouton Portero est en vert, le traqueur est en marche, lorsqu’il est en rouge, le traqueur est éteint.

Un portail qui se comporte de façon imprévisible indique généralement que Portero peine à obtenir un signal GPS clair. Une multitude de facteurs peuvent causer une perte de signal GPS, la plus commune étant les vieux édifices qui comportent d’épais murs de pierre. Un Portail peut aussi être problématique s’il est réglé pour un très grand emplacement où vous entrez par une porte arrière ou de côté, comme un hôpital, ou s’il est réglé pour un site sans adresse, comme un chantier de construction. Si vous éprouvez des problèmes avec un portail, suivez ces conseils:

- Si possible, assurez-vous que votre iPhone soit branché à un réseau WiFi. Un réseau WiFi permet à votre iphone d’obtenir sa position même en l’absence d’un signal GPS.

- Si un portail est réglé pour un grand emplacement ou un emplacement sans adresse et n’enregistre pas vos arrivées, il suffit de supprimer ce Portail et de le recréer en utilisant l’emplacement “Emplacement courant” sur la carte lorsque vous vous trouverez sur place. Le portail sera alors enregistré à l’endroit précis où vous entrez et l’enregistrement de votre arrivée devrait se faire sans problème.

Vous pouvez modifier plusieurs éléments sur une feuille de temps, mais pas le portail qui lui est associé. Le portail a créé la feuille de temps et ne peut être changé.

- Plus vous consacrerez de temps à la création de vos activités, moins vous passerez de temps à gérer vos feuilles de temps.

-À chaque fois que le traqueur de portails est mis en fonction, Portero effectue un balayage de vos portails actifs pour déterminer si vous vous trouvez à l’intérieur de l’un d’eux. Si tel est le cas, une nouvelle feuille de temps est commencée pour ce portail, tout comme si vous veniez d’y entrer. Par conséquent, si vous avez annulé une feuille de temps par erreur pour un portail ou vous vous trouvez, il suffit d’éteindre le traqueur et de le remettre en marche pour qu’une nouvelle feuille de temps soit créée. Prenez note que le balayage de vos portails peut prendre jusqu’à 30 secondes.

- Si un portail est réglé pour un très grand emplacement où vous entrez par une porte de côté, comme un hôpital, ou s’il est réglé pour un site sans adresse, comme un chantier de construction, il se peut que Portero n’enregistre pas votre arrivée. Si tel est le cas, il suffit de recréer ce portail en utilisant l’emplacement “Emplacement courant” sur la carte lorsque vous vous trouvez sur place. Le portail sera alors enregistré à l’endroit précis où vous entrez et l’enregistrement de votre arrivée devrait se faire sans problème.

- Si vous travaillez dans une zone où vous vous rendez également pour des raisons non-professionnelles (comme au centre-ville, par exemple), activez la fonction “Notifier à l’entrée” des portails qui se trouvent dans la zone. Vous recevrez alors une notification vous informant qu’une feuille de temps a démarré lorsqu’un portail de la zone sera franchi. Si vous y êtes pour des raisons personnelles et que vous ne désirez pas enregistrer de feuille de temps pour ce portail, vous pourrez l’annuler directement à partir de la notification.